Wie erstelle ich einen Word Server um Zentral auf Vorlagen zuzugreifen ?
Viele Anwender die mit Word innerhalb einer Firma arbeiten, müssen die gleichen Vorlagen und Einstellungen für Ihre Word Dokumente nutzen. Um zu vermeiden das man die Vorlagen auf jedem PC Speichern muss kann man einen Word Server anlegen. Das ist ein Verzeichnis auf einem Server in dem alle Vorlagen und Dateien ablegt die für Word relevant sind und Word dann mit diesem Server verknüpft.
Auf dem Word Server liegen dann aber nicht nur die Vorlagen sondern dort können in der normal.dot auch die Einträge für den Autotext, die Autokorrektur und die Settings für die Symbolleisten und Makros gespeichert werden. So kann man zentral von allen Client Pcs auf die Dateien zugreifen und hat alle Settings für jeden Anwender konform.
Um das zu erreichen benötigt man ein Verzeichnis auf einem Zentralen Server im Unternehmen oder Internet, dieses Verzeichnis wird dann auf dem jeweiligen PC als Netzlaufwerk eingebunden. Sobald das passiert ist kann man in Word den Pfad zu den Vorlagen und der normal.dot anpassen.
Anbei ein Schrittweise Erklärung:
- Eine Verknüpfung auf den Word Server als Laufwerk anlegen
- Die Vorlagen und Normal.dot auf den Server kopieren
- In Word auf Menü Extras/Optionen
- Dann Registerkarte (Speicherort für Dateien) öffnen
- Unter Benutzervorlagen den Pfad zum Server eintragen, Laufwerk und Unterordner zB. e:\word\vorlagen
- Dann abspeichern und Word neu starten, Sie sollten jetzt unter Vorlagen die Dateien vom Word Server finden.
Zugriff auf den Word Server einschränken
Der Zugriff auf den Word Server sollte man beschränken um zu vermeiden das alle User in der Lage sind die Settings welche in den Vorlagen und der Normal.dot gespeichert sind zu ändern. Das würde dazu führen das die Einstellungen ständig von jedem User verändert werden. Es sollte also nur ein Administrator oder ein USer das Recht haben die Dateien auch zu ändern, alle anderen dürfen auf dem Laufwerk nur das Recht „Lesen“ besitzen.